Vorgaben Interne Audits (Betriebsprüfung)

Laut StVZO müssen Betriebe sich neben den bekannten Anerkennungsvoraussetzungen für AU / AUK / GAS und SP auch dem akkreditiertem Qualitätssicherungssystem des Bundesinnungsverbandes (BIV) angeschlossen haben. Betriebe, die diesem System „beigetreten“ sind, haben sich verpflichtet, entsprechende Anforderungen umzusetzen und fortlaufend weiterzuführen. Die zuständigen KFZ-Innungen sind somit auch verpflichtet, bei den wiederkehrenden Betriebsprüfungen (Audits) die geänderten oder neuen Kriterien zu prüfen und zu dokumentieren.

Aus diesem Grund möchten wir Sie auf die wichtigsten Prüfkriterien hinweisen:

1. Dokumentationssoftware

Einzig anerkannte Software ist „AÜK-Plus“

Im Bereich AU ist der AÜK-Importagent einzurichten, der die Datenübernahme des AU-Gerätes in „AÜK-Plus“ ermöglicht und somit gewährleistet, dass wichtige Daten zur Mängeldokumentation nicht verloren gehen.

Das Programm AÜK-Plus öffnet sich immer mit der Seite „Übersicht“ (Startseite). Die dort hinterlegten Hinweise oder Warnmeldungen (rot) müssen beachtet bzw. unverzüglich bearbeitet werden!

In der Kopfleiste im weißen Feld können über die abgebildeten Buttons Programmeinstellungen, Infos, Meldungen sowie eine ausführliche Programmanleitung eingesehen und bearbeitet werden.

Alle Informationen, Anweisungen, Formblätter usw. sind im linken, blauen Feld „QM-Dokumentation“ zu finden!

2. Personal

Mit Ablauf entsprechender Prüflehrgangsfristen (36 Monate) endet auch die Prüf- und Unterschriftsberechtigung der Inspektoren. Entsprechende Inspektionsnachweise können für den Überziehungszeitraum nicht mehr nachbearbeitet werden.
Schulungen bitte rechtzeitig anmelden.

3. Prüfmittel

Ausrüstungsgegenstände, die einen erheblichen Einfluss auf die Inspektionsergebnisse haben, unterliegen der Kalibrierpflicht. Die entsprechenden Geräte müssen nach DAKKS-Richtlinien kalibriert und die Kalibrierscheine mit DAKKS-Logo versehen sein. Prüfgeräte mit abgelaufenen Kalibrierungen dürfen nicht mehr eingesetzt werden. Das Erstellen eines entsprechenden Inspektionsnachweises im AÜK-Plus ist nicht mehr möglich. Melden Sie Ihre Prüfgeräte zur Kalibrierung rechtzeitig an. Kalibrierte Geräte werden mit einem blauen Kalibrieraufkleber versehen. Durch den QR-Code des Aufklebers kann mittels QR-Code-Scanner der Kalibrierschein heruntergeladen und weitergeleitet werden.

Kalibrierpflichtige Geräte
a) Abgasuntersuchung
– Prüfgerät Fremdzündungsmotor
– Prüfgerät Kompressionszündungsmotor

Achtung: Für eine Abgasinspektion an Fahrzeugen mit Ottomotor und kontaktgesteuerten Zündanlage muss ein funktionsfähiger Schließwinkeltester sowie eine Zündlichtpistole vorgehalten werden (nicht kalibrierpflichtig). Liegen die Gerätschaften nicht vor, muss die AU-Anerkennung beschränkt werden!

b) Gasanlagenprüfung
– Gaswarngeräte (Einsatz bis 01.01.2023 ausgesetzt)
– Eingesetztes zugelassenes Lecksuchspray ist nicht kalibrierfähig

c) Sicherheitsprüfung (NFZ)

I. Bremsenprüfstand

II. Druckluftmanometer (mind. 3 Stück; 16 bar)
alternativ: 3 elektronische Drucksensoren mit Verbindung zum Bremsenprüfstand

Achtung: Manuelle Druckluftmanometer sind neben der Kalibrierpflicht auch Eichpflichtig.

III. Prüflehren für Sattel- und Anhängerkupplungen

Die Lehren müssen vorgehalten werden. Auf deren Kalibrierung kann verzichtet werden, wenn ein DAkkS – kalibrierter digitaler Messschieber (Messbereich mind. 150 mm) vorgehalten wird.

IV. Spitzenkraftmessgerät (nur f. KOM > 22 Sitzplätze)

V. Verzögerungsmessgerät

(nur erforderlich, wenn Fahrzeuge geprüft werden, die nicht auf dem Bremsenprüfstand geprüft werden können)
d) Wird der Betrieb auch als Prüfstützpunkt für Hauptuntersuchungen (HU) genutzt, müssen weitere Nachweise an die Innung übermittelt werden:

• Bremsenprüfstand (Kalibrierung)
• Scheinwerfereinstellgerät (Kalibrierung)
• Stammdaten eines Achsfreihebers (Hebebühne, Grubenheber ect.)

4. Auditvorgaben (Betriebsprüfung)

Die neu von den Innungen zu prüfenden Punkte des „Internen Audits“ können auch von Ihnen als anerkanntem Betrieb eingesehen werden (AÜK-Plus – QM-Dokumentation FB 8.6-2).

Diese führen z. T. zu Unverständnis und zu Irritationen.

Aus diesem Grund werden die wichtigsten Punkte und Hintergründe nachfolgend erläutert:

Abschnitt A

Die formalen Anforderungen werden in der Regel schon bei der Anerkennungserweiterung behandelt und haben beim Audit eine untergeordnete Rolle.

Abschnitt B

Anforderungen Unabhängigkeit, Unparteilichkeit, Vertraulichkeit

Frage B4:

Inspektoren dürfen keine Fahrzeuge prüfen, die auf sie persönlich zugelassen sind!

Der Betrieb hat den Inspektor zum Zeitpunkt der Fahrzeug-Inspektion an die Inspektionsstelle des Bundesinnungsverbandes (BIV) als unabhängige und unparteiliche Stelle freigestellt! Ein Weisungsrecht (Direktionsrecht) des Arbeitgebers besteht somit nicht.

Um eine hohe Prüfqualität der FZ-Inspektionen verbunden mit der Unabhängigkeit und Unparteilichkeit der Inspektoren zu gewährleisten, ist eine Risikoanalyse der Inspektoren selbst durchzuführen. (PB 4.1.)

Negative Aspekte können sein: Mangelnde Motivation, Stress, fachliche Defizite, wirtschaftliche Interessen, äußere Störungen (Lärm, Telefon), unzureichende, abgelaufene Prüfmittel (Falschmessungen), Einflussnahmen durch Unternehmer, Kunden, Verwandte und Großkunden.

Nach erfolgter Risikobewertung sind Maßnahmen einzuleiten, die die ermittelten Faktoren mindern oder gar ausschließen!

Versuche Dritter, das Inspektionsergebnis zu beeinflussen, sind vom Inspektor abzuweisen und an die übergeordnete Stelle zu melden (Auditoren, Region/Land, TL Land oder BIV).
Diese leisten dem Inspektor Hilfestellung und leiten notwendige Maßnahmen zur Vermeidung der Wiederholung ein.

Frage B5:

Gelten Inhaber von Einzelunternehmen (Betriebe ohne Gesellschaftsform) auch als Inspektor, dürfen diese auch keine Fahrzeuge des Betriebes (Firmenwagen, Gebrauchtwagen) inspizieren. Dies dürfen nur angestellte Inspektoren. Gibt jedoch ein Kunde eine Inspektion (z.B. AU) an einem nicht zugelassenen Fahrzeug in Auftrag, kann auch der Einzelunternehmer als Inspektor diese Leistung erbringen.

Frage B7:

QMS-relevante und personenbezogene Daten obliegen grundsätzlich der Vertraulichkeit (Diskretion) und müssen, ob in Schriftform oder elektronischer Form (EDV), vor Kenntnisnahme Unbefugter geschützt werden. Aus diesem Grund dürfen diese Daten nicht in öffentlich zugänglichen Bereichen des Betriebes archiviert werden. Schriftstücke sind in abschließbaren Bereichen abzulegen, zu dem nur berechtigtes Personal Zutritt hat.

EDV-Systeme müssen mit benutzerdefiniertem Passwortschutz gesichert sein. Ein aktuelles Antivirenschutzprogramm muss installiert sowie eine doppelte Datensicherung auf separaten Datenträgern gewährleistet sein. (PB 8.3 Abschnitt 3.1.6)

Abschnitt C

Anforderungen an Prozesse

Frage C1:

Aktuelle Inspektionsbedingungen (QM-Dokumentation FB 7.1-1) ausdrucken und im Auftragsannahmebereich für den Kunden gut sichtbar aushängen.

Besitzt der Betrieb mehrere Annahmebereiche, sind diese auch dort separat auszuhängen (z.B. PKW / NFZ).

Frage C2:

Datenschutzinformationen (FB 7.1-2C) sind den Kunden nur bei der ersten Auftragserteilung einer FZ-Inspektion zu übermitteln. Gleiches gilt für Großkunden mit mehreren Fahrzeugen.

Frage C3:

Beigetretene Betriebe müssen nach außen hin signalisieren, dass nicht sie, sondern der BIV die FZ-Inspektionsleistung erbringt.

1. Durch Beschilderung oder Folien kann dies dem Kunden in jedem Werkstattannahmebereich klargestellt werden. Eine Hinterglasfolie kann Ihnen in Kürze zugeschickt werden (AÜK-Stützpunkt Bundesinnungsverband).

2. Auftrags-Rechnungstext
Der Auftragstext darf sich nur auf die Dienstleistung des beigetretenen Betriebes beziehen und muss wie folgt lauten:

„Vorführung zur Abgasinspektion“ (Beispiel AU)
Die Inspektionsdurchführung erbringt der BIV!

3. Die Darstellung der Leistungserbringung durch den BIV kann auch mündlich erfolgen.

Frage C4: Ausführende Stelle

Als ausführende Stelle ist auf den Inspektionsnachweisen der Bundesinnungsverband mit der Anschrift des Betriebes auszuweisen!

Beispiel: BIV am Standort
Max Mustermann
Musterweg 25
99999 Musterstadt

Frage C5: Dokumentation Inspektionsnachweise

Erstellte Nachweise müssen neben der Angabe der prüfenden Person (Inspektor oder Fachkraft) mit Nachweissiegeln versehen werden und mittels Prägezange die Kontrollnummer in das Siegel aufgebracht werden. Nachweise müssen vom zutreffenden Inspektor unterschrieben sein (Original für Kunden). Zu archivierende Zweitschriften müssen die vergebene Siegelnummer sowie die Unterschrift des Inspektors beinhalten!

Dokumentationsmöglichkeit

1. Original kopieren und abheften
2. Manuelle Siegelnummerangaben und Unterschrift Inspektor auf ausgedruckter Zweitschrift (Abheftung)
3. Original nach Fertigstellung scannen + speichern

(Siegelnummern können auch über AÜK-Plus zugeteilt werden, jedoch fehlt die Unterschrift des Inspektors!)

Frage C6: Datenpflege

Fahrzeuginspektionen sind nach Durchführung unverzüglich mit entsprechenden Nachweisen zu dokumentieren. Die Sammeldaten der Untersuchungen sollten zeitnah sowie der geforderte Datenabgleich mit der zentralen Datenbank nach max. 7 Tagen abgeschlossen sein.

Frage C7: Beschwerdemanagement

Ist der Kunde mit der Durchführung oder dem Ergebnis der Fahrzeuginspektion nicht einverstanden, wird er seitens des Betriebes an den Bundesinnungsverband (Auftragnehmer) verwiesen (Inspektionsbedingungen Kapitel VII, Beschwerde/Einspruchsstelle oder QM-Handbuch Kapitel 7.5). Der BIV prüft den Streitpunkt und entscheidet über die weitere Vorgehensweise.

Frage C9: Personalbenennung

Eingesetztes geschultes Personal für Fahrzeuginspektionen ist von der Betriebsleitung schriftlich zu benennen (FB 6.1-9), die Schriftstücke zu archivieren und zusätzlich per E-Mail der zuständigen Innung zu übermitteln.

(Von Einzelunternehmern, die auch Inspektor sind, nicht erforderlich).

Frage C10: Vorschriften Dokumentationsmaterial

Der Betrieb hat eine schriftliche Anweisung zu erstellen, aus der hervorgeht, wie der Umgang mit dem Dokumentationsmaterial (Nachweissiegel, Marken, Prägezange etc.) der Inspektionen festgelegt ist. Diese Verfahrensweisungen sind sehr betriebsspezifisch. Seitens der BDV steht somit auch kein offizielles Formblatt zur Verfügung. Ein Mustervordruck unsererseits befindet sich im Download, der ggf. von Ihnen verwendet werden kann.

Frage C12: Zuordnung Verantwortlichkeit

Zweitschriften müssen Siegelnummernangaben (ggf. Markennummerangaben für SP) und Unterschrift des zuständigen Inspektors enthalten. Inspektionsangaben im AÜK-Plus müssen identisch sein (mehrere Inspektoren im Betrieb)!

Frage C13: Nutzung von Daten und Inventar

Personenbezogene und QMS-Daten sowie benötigtes Inventar dürfen nur für berechtigte Personen im Betrieb zugänglich und nutzbar sein. Inspektionsdaten sind 3 Jahre, QMS-Daten 5 Jahre vor Zugriff Dritter zu schützen, zu archivieren und anschließend zu vernichten. Schriftliche Aufzeichnungen sind zu schreddern oder unkenntlich zu machen. EDV-Speicherungen sind unwiederbringlich zu löschen.

Abschnitt D

Frage D1: Grundlegendes Verständnis QMS

Argumentation:

Laut EU-Richtlinie 2014/45 EU ist es nicht gestattet, dass eine Institution in Bezug auf die Unparteilichkeit und Unabhängigkeit unter Ausschluss wirtschaftlicher Interessen bei amtl. Fahrzeuguntersuchungen auch deren Instandsetzung durchführt. Mit Umsetzung in deutsches Recht besteht seitens der KFZ-Betriebe die Möglichkeit, dem unabhängigen akkreditierten System (AÜK) des Bundesinnungsverbandes beizutreten. Prüfberechtigtes Personal wird seitens des Betriebes für den Zeitpunkt der Fahrzeuguntersuchung an den BIV freigestellt und prüft somit für eine unabhängige Organisation. Mit Verwendung der AÜK-Plus – Software ist das staatlich geforderte Führen einer Bundesdatenbank vollzogen. Somit können KFZ-Betriebe weiterhin amtl. Fahrzeuguntersuchungen sowie entsprechende Reparaturarbeiten durchführen.

Frage D2: Zugang QM-Dokumentation

Dem prüfberechtigten Personenkreis muss Zugang zur QM-Dokumentation möglich sein. Entsprechende Dokumente sind vor dem Zugriff von Dritten zu schützen (siehe Datenschutz).

Um entsprechende Dokumente bei Audit’s zügig vorweisen zu können, empfehlen wir einen QMS-Ordner AÜK anzulegen.

Für den Nachweis der wichtigen Dokumente haben wir ein Inhaltsverzeichnis (siehe Anlage) erstellt, der Ihnen als Hilfestellung dienen soll, um einen entsprechenden Ordner anlegen zu können.

Frage D3: QM-Dokumentation

Der Zugang zu allen QM-Dokumenten ist über AÜK-Plus – Software Button „QM-Dokumentation“ abrufbar. Vor Verwendung oder Bearbeitung entsprechender Dokumente ist in der „Stammliste“ die Relevanz für KFZ-Betriebe sowie die Freigabe und auf den Dokumenten selbst die Gültigkeit zu prüfen. Es dürfen nur gültige Dokumente verwendet werden.

Umgang mit Fehlern / Korrekturmaßnahmen

Frage D4: Auftreten von Fehlern

Werden bei Betriebsprüfungen (Audits) durch die Auditoren Beanstandungen/ Fehler festgestellt, müssen diese dokumentiert und in einer angemessenen Frist durch den Betrieb abgestellt und mit entsprechender Stellungnahme sowie nachvollziehbaren Dokumenten belegt werden. Die Audits werden in der Regel von den Auditoren Region (Innung) durchgeführt. Sie können aber auch von Auditoren (Land) oder Auditoren (BIV) begleitet werden. Selbst die DAkkS als Aufsichtsbehörde des BIV kann externe Audits in den Betrieben durchführen!

Wird die Fristsetzung der Mängelbeseitigung nicht eingehalten, wird der Betriebsstatus zunächst auf „beigetreten“ zurückgesetzt. Fahrzeuguntersuchungen sind somit in diesem Betrieb mit sofortiger Wirkung untersagt. (PB 8.7)

Frage D5: Zuständigkeit

Werden bei Audits Beanstandungen/ Fehler festgestellt, ist immer der feststellende Auditor für die Bearbeitung der Korrekturmaßnahmen zuständig.

Bei schwerwiegenden Korrekturmaßnahmen entscheidet der Technische Leiter (BIV), wer für die Bearbeitung zuständig ist. In der Regel ist dies der Technische Leiter (Land). Dieser entscheidet über die anstehenden Korrekturmaßnahmen sowie deren Wirksamkeitsprüfung. Auditoren können in diesem Fall nur Hilfestellung geben.

Frage D6: Meldung aufgetretener Fehler

Werden seitens des Betriebes Fehler oder Mängel bezüglich der Durchführung von Fahrzeuginspektionen festgestellt, ist dieser Sachverhalt unverzüglich der anerkennenden Stelle (KFZ-Innung) in Schriftform zu melden.

Die Innungen entscheiden, ob diese Meldung anerkennungsrelevant (z. B. § 29 Anlage VIII c) oder QMS-relevant (BIV) und an welcher Stelle diese Information weiterzuleiten ist.

Wir bitten um schnellstmögliche Umsetzung der bereits gültigen Vorschriften.

Für weitere Fragen steht Ihnen die Innungsgeschäftsstelle zur Verfügung.

Formblätter zum Download:

Stand: Dez. 2022 – aktualisiert