Nach dem Handels- und Steuerrecht sind Sie als Unternehmer verpflichtet, bestimmte Geschäftsunterlagen für eine gewisse Dauer aufzubewahren. Zu unterscheiden ist dabei in der Regel zwischen der sechs- und der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist:

  • Alles, was gebucht wird, muss 10 Jahre aufbewahrt werden. Dazu zählen z.B. Rechnungen, Ausfuhrunterlagen, Anlageninventare, Bankbelege, Gutschriften oder Bilanzunterlagen.
  • Alles, was zu Streitigkeiten führen könnte, ist 6 Jahre aufzubewahren. Darunter fallen beispielsweise Geschäftsbriefe, Leasingverträge nach Vertragsende, Reparaturaufträge, Überstundenlisten, Vollmachten oder auch Zustellungsquittungen.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt worden ist. Wenn eine Außenprüfung oder ein Einspruchsverfahren läuft bzw. die Steuerfestsetzung vorläufig ist, dürfen die Unterlagen trotz Ablauf der Frist nicht vernichtet werden. Welche konkreten Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen, können Sie über unsere Geschäftsstellen abfragen.

Stand: März 2018